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La mentalidad ágil y la mejora continua

Amy Noe


March 12th, 2019

La mejora continua es un método que busca garantizar que tus procesos, métodos, y prácticas sean lo más eficientes y eficaces posible. Generalmente, se lo entiende como el proceso de analizar la eficiencia y eficacia del flujo de trabajo de los negocios actuales. Los expertos proceden a identificar los procesos que generan elementos residuales, y luego perfeccionan dichos procesos a través de la identificación de brechas.

Por ejemplo, durante el proceso de análisis de un call center, se podría llegar a la conclusión de que cada llamada dura 15 minutos, pero que los agentes no siempre lograr darle al cliente la respuesta exacta a su pregunta. El objetivo en ese caso sería mejorar el tiempo de atención y prestarle un mejor servicio al cliente.

En lo que respecta a la metodología ágil (Agile), el Manifiesto Ágil (Agile Manifesto) incluye el concepto de mejora continua como uno de sus principios centrales:

“En intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para luego ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.” – Manifiesto Ágil

¿Pero qué ocurre con las personas? ¿Cómo podemos mejorar continuamente y aportar más valor? Esto es lo que quiero analizar en el presente artículo.

El desafío de mejorar en el entorno de nuestra actividad diaria

Muchas veces me pregunto qué tanto podemos mejorar nuestros ciclos de desarrollo sin mejorar nosotros mismos como personas. Incluso, a pesar de que la retrospectiva es parte de la metodología ágil, todos estamos acostumbrados a estar sumamente ocupados, a tener agendas apretadas, y a lidiar con cambios de ámbito. Todo esto puede fácilmente limitar nuestra concentración en la mejora continua.

De manera similar, los entornos ágiles están constantemente evolucionando y ofreciendo nuevas técnicas y herramientas. Éstas facilitan el desarrollo continuo, la integración continua, y el aporte constante y oportuno de valor. Sin embargo, a pesar de ello, no es fácil formar un equipo ágil exitoso. Es por eso que estamos constantemente buscando modelos, historias de éxito, o la fórmula secreta de aquellos que han logrado construir productos exitosos. Solemos olvidar que, si dejamos de lado la pregunta acerca de cómo se alcanzó ese éxito en términos de procesos y herramientas, y el deseo de imitarlo, y en lugar de eso nos enfocamos en qué hace la gente dentro de esos equipos u organizaciones, la dirección de nuestras iniciativas sería mucho más efectiva y tendría mejores resultados. Esto también guiaría nuestro proceso de mejora continua.

La mentalidad es la clave para lograr una mejora continua en la era digital

Actualmente, somos testigos de gigantescas olas de transformación digital.

“La transformación digital es la integración de la tecnología digital en todas las áreas del mundo empresarial, lo cual lleva a un cambio fundamental en la manera en la que se opera y se le aporta valor a los clientes.
Es también un cambio cultural que requiere que las organizaciones desafíen constantemente el status quo, experimenten, y se sientan cómodas con el fracaso.” – The Enterprises Project

Dentro de este entorno de cambio e innovación, es sumamente importante tener un equipo de gestión que esté comprometido con que su gente mejore. Los líderes con un pensamiento progresista entienden la importancia de modernizar la cultura corporativa y lograr que la empresa sea tolerante y abierta al cambio. Esto constituye una parte central de cualquier iniciativa de transformación digital.

El verdadero desafío será incluir a toda la organización en la construcción de esa cultura y esa mentalidad. De hecho, esto es tan importante que los frameworks ágiles escalables (como SAFe y Large Scale Scrum) colocan la mentalidad y los valores relacionados al cambio y a la mejora continua en el centro de su actividad.

Volverse ágil implica crear una cultura basada en la calidad, la colaboración, la mejora continua, y gestión de productos de calidad. Para aquellos cuyos esfuerzos de convertirse en ágiles no resultaron fructíferos, esto puede rápidamente convertirse en un sueño delirante o en una idea romántica, algo así como un mito creado por soñadores. Pero en la realidad, la metodología ágil no es una receta, ni una fórmula estricta que te dice qué pasos debes seguir o llevar a cabo. Se trata de un manifiesto con valores y principios que, junto con el soporte tecnológico apropiado, llevan al éxito. Se trata de un framework enfocado en las personas y en la calidad, que tiene el objetivo de generar valor continuo y en constante proceso de mejora.

¿Cómo aportar valor eficazmente?

Pregúntate, ¿qué es el valor? Hay un ejemplo muy conocido que los entrenadores ágiles suelen usar, en el cual se presenta el concepto de valor como una metáfora relacionada a la construcción de un auto. Se usa el ejemplo de un pedido de construcción y entrega de un auto. Como un equipo de desarrollo, ¿cuál sería el resultado de la primera iteración?

Aportar valor implica una promesa y un compromiso. El orden de cada componente depende de las necesidades del cliente, pero cada componente debe ser una prueba confiable de que el auto está en camino, con la mejor estructura posible, los mejores materiales, y habiendo pasado las pruebas necesarias. El escenario ideal consistiría en comenzar con un cambio pequeño, y luego avanzar al siguiente paso.

https://blog.crisp.se/2016/01/25/henrikkniberg/making-sense-of-mvp
La metodología ágil se centra en el esfuerzo por empoderar a la gente para que verdaderamente se adueñen de sus tareas e interacciones. Esto los lleva a entender y lograr hacer lo que se requiere en cada iteración. Implica un cambio de mentalidad para aquellos con ideas más tradicionales.

Valorar el esfuerzo de equipo como una tabla de resultados y esperar que la velocidad de entrega mejore con cada iteración sólo porque la presión aumenta o porque el cronograma de desarrollo se extiende está lejos de ser compatible con la metodología ágil. En cada tarea que debe realizarse y en cada rol, el equipo necesita que haya espacio para la mejora continua, tanto de manera individual como a nivel grupal. Esto va a resultar en un mejor desempeño y en un burndown de story points.

Compartir el conocimiento lleva a la excelencia

Trabajar y enseñar dentro de un equipo constituye lo que se puede describir como un “factor exponencial”: compartir el conocimiento y colaborar (ambos son prácticas técnicas y ágiles) tiene un efecto multiplicador. Desafortunadamente, muy pocas personas involucradas con la metodología ágil se enfocan verdaderamente en mejorar de forma constante sus prácticas ágiles. Y hay incluso menos personas que compartan su conocimiento para dar la oportunidad a otros de encontrar su propio camino hacia la excelencia.

Los equipos ágiles buscan la excelencia técnica. Sin embargo, lograr esto requiere no sólo una mejora en la capacidad técnica del equipo, sino también en lo que se conoce como soft skills y en las prácticas tendientes a la mejora personal. La supervisión y el apoyo de personas con experiencia le permitirá a todo el equipo crecer y alcanzar una nueva mentalidad que lleve a mejores resultados.

Asegúrate de reflexionar y de evaluarte a ti mismo

Quiero concluir este artículo con la siguiente reflexión: antes de considerar técnicas de gestión, frameworks ágiles, nuevas tecnologías, herramientas y prácticas, te invito a que te evalúes a ti mismo, a tus prácticas personales, a las prácticas de tu equipo, y a tus habilidades de comunicación. Reflexiona acerca del nivel de inteligencia emocional que acompaña tus tareas diarias y, en especial, en cómo contribuyes al desarrollo y al crecimiento de las personas que te rodean.

Finalmente, recuerda que los procesos y las herramientas no son suficientes por sí mismos para aportar valor. Es posible aprender a manejar los nuevos frameworks o la últimas tecnologías, pero tener gente que use su voz para contribuir y generar un impacto es lo que hará la diferencia. Esa es la gente que tomará decisiones oportunas, que se involucrará, y que constantemente buscará aumentar su capacidad para crear valor, cumplir con compromisos y enfocarse en atender a los clientes con excelencia y calidad.

Lectura recomendada:

https://jamesclear.com/book-summaries/the-art-of-possibility
https://www.scaledagileframework.com/built-in-quality/
https://www.scaledagileframework.com/safe-core-values/
https://medium.com/@quiroz_gustavo/por-un-agile-coaching-m%C3%A1s-humano-fb1d49507826
https://leanchange.org/2017/05/lean-change-management-in-action/
https://www.mindtools.com/pages/article/newSTR_97.htm
https://www.kaizen.com/what-is-kaizen.html

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